Baza de date cu voluntarii ITO Timișoara 2023 cuprinde aproximativ 670 de nume, din care în jur de 400 sunt deja activi, pregătind ultimele detalii pentru Întâlnirea Tineretului Ortodox 2023 de la Timișoara. Vicențiu Dragoș Bășa, coordonatorul lor, explică pentru Basilica.ro cum funcționează imensa echipă.
„Voluntarii provin în marea majoritate din parohii de pe raza Timișoarei și a județului Timiș. O provocare pentru ei este că nu au avut ocazia să se cunoască reciproc foarte bine. Dar sunt motivați de obiectivul comun al evenimentului și vor colabora foarte bine, după cum am văzut la sesiunile de formare și în diverse alte situații de până acum”, explică Vicențiu Dragoș Bășa.
„Cel mai dificil moment, din punctul nostru de vedere, este cel al deschiderii. Dorim ca regia să fie respectată cât de bine se poate. Alte provocări țin de viteza de lucru pe care proiectul a căpătat-o în acest moment. Nu este ușor să mobilizezi voluntarii să intre în ritmul necesar.”
Voluntarii sunt împărțiți în mai multe categorii, în funcție de sarcinile alocate:
- Departamentul Secretariat se asigură că este îndeplinit cadrul legal pentru activitatea voluntarilor: semnarea formularelor și contractelor de voluntariat, realizarea bazei de date cu voluntarii și sondarea ei pentru alocarea diverselor sarcini în funcție de preferințele și abilitățile fiecăruia.
- Voluntarii însoțitori ai delegațiilor vor lucra cu preoții care însoțesc delegațiile de tineri participanți.
- Voluntari responsabili de cazare vor ajuta la procesul de check-in și check-out și vor asigura permanența la cămine, inclusiv pe timp de noapte.
- Voluntarii responsabili cu distribuirea mâncării vor transporta și distribui pachete, vor pune și vor strânge masa.
- Voluntarii de la evenimente vor asigura partea de stewardship, care presupune direcționarea delegațiilor la conferințe și la liturghie, așezarea lor în săli, regia și scenografia evenimentului de deschidere și alte momente similare.
- Voluntarii logistici vor ajuta la încărcat, descărcat, transport, mutat, pus scaune – tot ce înseamnă muncă la care este nevoie de forță fizică.
Echipa media
O echipă aparte este echipa media. Voluntarii media vor asigura conținut pentru rețelele de socializare online. Sunt coordonați de Oana Barbu, lector universitar la Facultatea de Științele Comunicării a Universității de Vest Timișoara, și de Victoria Cociotă, directorul de marketing de la Universitatea „Politehnica” din Timișoara.
În această echipă sunt mai multe categorii de voluntari: câțiva care au aparatură și dețin diverse grade de specializare în producția media și alții, cei mai mulți, neprofesioniști, dar care își vor folosi telefoanele inteligente pentru a fi „reporterii” din cadrul echipelor.
„Ei vor lua pulsul lucrurilor la firul ierbii și vor veni cu instantanee și cadre mai personale pentru Facebook”, explică Vicențiu Dragoș Bășa. „Comunicarea online a evenimentului se va concentra pe Facebook și Instagram, dar membrii echipei vor putea oferi imagini și informații pentru Trinitas TV și alte instituții media.”
Tot în cadrul echipei media va mai fi o mică echipă de centralizare și procesare a materialelor.
ITO, impuls dat implicării tinerilor
În așteptarea evenimentului, tinerii voluntari au trecut printr-un proces de formare care a urmărit două componente: consolidarea abilităților lor de comunicare, de relaționare și de management al timpului.
Coordonatorii echipelor de voluntari lucrează împreună cu profesorii de Religie, care, prin natura meseriei lor, au un grad mai mare de experiență în lucrul cu tinerii.
„Practic, obiectivul nostru a fost de a încuraja voluntarii cu potențial să ajungă să organizeze ei activități. Dorim să-i ducem în punctul în care ei să fie capabili să organizeze propriile evenimente ca, ulterior, după ITO, cu ajutorul lui Dumnezeu, să putem valorifica impulsul dat lunile acestea și să lărgim sfera de activitate”, spune coordonatorul voluntarilor ITO 2023.
În aceste zile este definitivată amenajarea unei clădiri speciale pentru activitățile voluntarilor, care să fie punctul logistic și de comandă al evenimentului.
„O dificultate ține de programarea activităților, a turelor de lucru. Încercăm să nu blocăm pe nimeni într-o activitate care să-i răpească bucuria, ci să găsim soluții ca voluntarul să fie bucuros de implicarea lui, să se simtă apreciat și efectiv să facă lucrurile foarte bine”, mai spune Vicențiu Dragoș Bășa.
„O altă provocare pentru noi este găsirea numitorului comun între opțiunea voluntarului, disponibilitatea lui de timp, preferința lui pentru o anumită activitate și nevoile proiectului. Toate acestea trebuie uniformizate, pentru a găsi locul potrivit pentru fiecare, astfel încât ei să se bucure de implicare, să se simtă utili și să facă ceea ce le place.”
Tema Întâlnirii Tineretului Ortodox 2023 de la Timișoara (ITO 2023) este prietenia, care va fi subiect de dezbatere în cadrul celor peste 40 de ateliere care vor fi organizate pe durata evenimentului.
Pe lângă tineri din mai multe țări, la ITO 2023 vor participa şi delegaţii ale Bisericilor Ortodoxe surori, inclusiv ierarhi străini.
Vezi și:
Foto credit: Facebook / ITO 2023 Timișoara
Urmărește-ne pe Telegram: t.me/basilicanews
